Question 1

Qu'est-ce qu'un Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) ?

Accepted Answer

Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est le numéro unique d’enregistrement de votre activité de formation attribué par la DREETS (ex DIRECCTE) de votre région. Il atteste de la conformité de l’activité de formation aux exigences légales et réglementaires en vigueur.

Question 2

Pourquoi ai-je besoin d'un NDA pour exercer mon activité de formation ?

Accepted Answer

C’est un élément requis par la DREETS concernant l’exercice du métier de formateur. Il atteste de la conformité de l’activité de formation et du respect des exigences légales et réglementaires.

Question 3

Comment obtenir un Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) ?

Accepted Answer

L’obtention du NDA nécessite la constitution d’un dossier de demande, comprenant diverses informations et pièces justificatives. Chez CONSEO, nous vous accompagnons dans ce processus en réalisant cette démarche pour vous.

Question 4

Combien de temps faut-il pour obtenir un NDA ?

Accepted Answer

Le délai d’obtention d’un NDA peut varier en fonction de la charge de travail des services administratifs et la complétude de votre dossier. En règle générale, il faut compter entre 30 et 40 jours après le dépôt de votre dossier, avant d’obtenir le NDA. Chez CONSEO, nous nous efforçons d’optimiser le processus pour obtenir votre NDA dans les meilleurs délais.

Question 5

Quels sont les avantages de passer par CONSEO pour obtenir mon NDA ?

Accepted Answer

En faisant appel à CONSEO, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé pour obtenir votre NDA rapidement et efficacement. Concentrez-vous sur le développement de votre activité de formation en déléguant vos démarches administratives !

Question 6

Qu'est-ce que la certification Qualiopi ?

Accepted Answer

La certification Qualiopi est un label de qualité délivré aux organismes de formation en France. Elle atteste de la conformité aux critères et exigences du référentiel Qualiopi, qui évalue la qualité des prestations de formation.

Question 7

Pourquoi devrais-je obtenir la certification Qualiopi ?

Accepted Answer

La certification Qualiopi est devenue un critère essentiel pour les organismes de formation souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés (OPCO, CPF, Pôle Emploi). Elle renforce la confiance des clients et partenaires, ouvre de nouvelles opportunités commerciales et démontre votre engagement envers l’excellence pédagogique et l’amélioration continue.

Question 8

Combien de temps dure un audit ?

Accepted Answer

Tout dépend de la taille de votre structure, du nombre d’agences, du chiffre d’affaires réalisé (en formation) et de votre labellisation : « La durée de l’audit se calcule en fonction du chiffre d’affaires relatif à l’activité de prestataire d’action concourant au développement des compétences. »  Cette information figure sur le bilan pédagogique et financier (BPF). Le délai habituel d’un audit initial est de 1 journée.

Question 9

Combien coûte un audit ?

Accepted Answer

Le prix d’un audit dépend de plusieurs choses : le nombre de jours prévus (le nombre est fixé par les règles de calcul du COFRAC et doit être le même d’un organisme certificateur à un autre),le cout/jour d’un auditeur (prix variable d’un OC à un autre), des frais de dossiers éventuels, des frais de déplacements de l’auditeur (au réel ou forfaitisé), de votre résultat à l’audit (si vous avez de nombreuses non-conformités, un audit complémentaire sera proposé par l’OC. Cet audit sera facturé en plus). Le tarif généralement observé est de 1500 euros TTC.

Question 10

Dois-je obligatoirement détenir des locaux pour obtenir mon certificat Qualiopi ?

Accepted Answer

Il n’y a pas d’obligations à détenir de bureaux ou de locaux pour obtenir votre certificat Qualiopi. Dans le cadre du passage d’audit et de l’accueil de l’auditeur, nous mettons à disposition nos propres locaux pour que vous n’ayez pas à vous en occuper.

Question 11

Je ne réside pas dans le même département que vous, cela ne bloque pas le passage de l’audit ?

Accepted Answer

Le fait que nous ne soyons pas dans le même département /même région que vous n’a pas d’incidence sur le bon déroulé de l’audit.  Nombreux de nos clients se trouvent en DOM-TOM, ce qui ne les a pas empêchés d’être certifiés. Nous vous représentons en tant que réfèrent qualité, donc l’auditeur dirige son audit avec nous.

Question 12

J’ai déjà effectué des formations avant de vouloir être certifié Qualiopi, cela a-t-il une incidence sur mon dossier ?

Accepted Answer

Dans ce cas de figure, votre dossier d’audit sera celui d’un « non nouvel entrant » et des indicateurs supplémentaires s'ajouteront lors du passage de votre audit. Cependant, cela n’a aucune incidence sur notre facturation ou sur la facture d’audit auprès du certificateur. Nous traitons et constituons votre dossier peu importe le statut de votre organisme et garantissons l’obtention de votre certificat Qualiopi.

Question 13

Je veux devenir organisme de formation, puis-je me faire certifier ?

Accepted Answer

A partir du moment où vous avez fait les démarches auprès de la DREETS et obtenu un Numéro de Déclaration d’Activité, vous pouvez prétendre à la certification. Vous serez considéré comme “nouvel entrant”, la présence des outils permettant de répondre aux exigences du Référentiel National Qualité seront audités, et leur mise en œuvre sera vérifiée lors de l’audit de surveillance.

Question 14

Comment se passe la planification de l’audit avec le certificateur ?

Accepted Answer

Pour vous simplifier au mieux dans votre activité de formation, CONSEO se charge de l’ensemble de la procédure de planification de l’audit directement avec le certificateur afin de vous garantir la date la plus proche pour le passage de votre audit. Nous nous chargeons de vous transmettre la facture d’audit du certificateur dans les plus brefs délais une fois celle-ci éditée.

Question 15

L'audit se déroule-t-il en présentiel ou distanciel ?

Accepted Answer

Tout dépend de l'audit initial. Si l'audit initial s'est déroulé en distanciel (notamment durant la période COVID) alors l'audit se déroulera obligatoirement en présentiel. Dans le cas où l'audit initial s'est déroulé en présentiel, le choix est alors possible entre réaliser l'audit en présentiel ou en distanciel.

Question 16

Si je ne réalise pas de formation dans l'année, est-ce que je perds ma certification ?

Accepted Answer

Votre certification est rattachée à votre Numéro de Déclaration d'Activité. Tant que votre numéro est actif, votre certificat est actif. Attention, en tant qu'organisme de formation, vous devez établir un bilan pédagogique et financier (BPF) de votre activité avant le 31 mai de l'année suivante ou en cas d'inactivité. A défaut de le transmettre à la DREETS, votre déclaration d'activité devient caduque. Et donc votre certificat aussi. Toutefois, pour votre audit de renouvellement, il faudra avoir pu réaliser une action par catégorie d'action.

Question 17

A quelle période peut-on passer l'audit de surveillance ?

Accepted Answer

Les délais de planification des audits de surveillance sont prévus par la loi, soit entre 14 et 28 mois après la date de certification pour les OPAC certifiés avant 2021, entre 14 et 22 mois pour les OPAC certifiés à partir du 01/01/2021.

Question 18

Combien de temps dure l'audit de surveillance ?

Accepted Answer

La durée de l'audit de surveillance est fixée par décret et se calcule en fonction du chiffre d'affaires, des actions à certifier et du statut de nouvel entrant ou non nouvel entrant. La durée moyenne d'un audit de surveillance généralement observé est de 1 journée.

Question 19

Pourquoi dois-je fournir mon bilan pédagogique et financier pour obtenir un devis ?

Accepted Answer

Le BPF permet de déterminer la charge de travail pour nos équipes afin de préparer au mieux votre dossier d'audit. Nous adaptons notre tarif en fonction de ce document et nous nous efforçons de vous proposer le tarif le plus juste et le plus avantageux pour vous. Le BPF permet aussi de déterminer la durée de votre audit grâce au Chiffre d'Affaires spécifié.

Question 20

Que ce passe-t-il si je ne passe pas mon audit de surveillance à temps ?

Accepted Answer

Dans le cas de figure où vous dépassez les 22 mois de délai règlementaire pour réaliser votre audit de surveillance, vous observerez une période de suspension de votre certification QUALIOPI pour une durée de 3 mois. Ce laps de temps vous est permis afin de régulariser votre situation auprès de votre certificateur. Une fois l'audit passé, votre certificat sera de nouveau valide.

Question 21

L'audit de renouvellement c'est quoi ?

Accepted Answer

L'audit de renouvellement, c'est le troisième et dernier audit du cycle Qualiopi. Il permet de renouveler la certification Qualiopi pour un nouveau cycle de 3 ans. Il se déroule de la même manière qu'un audit initial, en présentiel et sur une journée.

Question 22

Quand doit être réalisé l'audit de renouvellement ?

Accepted Answer

La date limite pour réaliser l'audit de renouvellement est la date de fin de validité inscrite sur votre certificat Qualiopi. Il est évidemment conseillé de réaliser l'audit 2/3 mois avant la date limite afin de rester dans les délais réglementaires.

Question 23

Où a lieu l'audit de renouvellement Qualiopi ?

Accepted Answer

L'audit de renouvellement Qualiopi a lieu sur place. Il peut se dérouler sur site dans vos locaux, ou bien dans un lieu loué à cet effet dans la cas où vous ne disposez pas de locaux.

Question 24

Avec quel certificateur passer mon audit de renouvellement ?

Accepted Answer

L'audit de renouvellement est l'occasion pour vous de changer de certificateur. En effet, lorsque vous choisissez votre certificateur pour l'audit initial, vous vous engagez pour l'audit initial et l'audit de surveillance. Mais vous n'êtes plus engagé à compter de l'audit de renouvellement. Aussi, c'est le moment d'appeler d'autres certificateurs et d'étudier quels sont ceux qui ont les tarifs les plus avantageux.

Question 25

Qu'est-ce qu'un BPF ?

Accepted Answer

Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est un document annuel obligatoire pour tous les organismes de formation en France. Il présente un état détaillé des activités de formation réalisées par l'organisme au cours de l'année précédente ainsi que les résultats financiers associés. Le BPF permet de démontrer la transparence et la conformité des activités de formation avec les exigences réglementaires.

Question 26

Qui doit soumettre un BPF ?

Accepted Answer

Tous les organismes de formation opérant en France doivent soumettre un BPF. . Les prestataires de formation qui reçoivent des financements publics ou mutualisés, comme ceux provenant de l'État, des régions, des Opérateurs de Compétences (OPCO) ou du Compte Personnel de Formation (CPF), sont particulièrement concernés. Cependant, même les organismes qui n'utilisent pas de financements publics sont encouragés à soumettre un BPF pour maintenir une transparence et une crédibilité accrues.

Question 27

Quelle est la date limite pour soumettre le BPF en 2024 ?

Accepted Answer

La date limite pour soumettre le BPF est le 31 mai 2024. Il est crucial de respecter cette échéance pour éviter des sanctions administratives et financières. Les organismes doivent commencer à préparer le BPF dès le début de l'année pour s'assurer que toutes les informations nécessaires sont collectées, vérifiées et soumises à temps.

Question 28

Quelles sont les sanctions en cas de non-soumission du BPF ?

Accepted Answer

Le non-respect de l'obligation de soumettre le BPF peut entraîner des sanctions significatives. Les sanctions peuvent inclure des amendes financières, dont le montant varie selon la gravité de l'infraction. En outre, les organismes peuvent perdre leur éligibilité aux financements publics ou mutualisés, ce qui peut avoir un impact considérable sur leurs opérations. La non-soumission peut également nuire à la réputation de l'organisme, car elle peut être perçue comme un manque de professionnalisme et de conformité. En cas de non-transmission du BPF 2 années de suite, votre NDA vous sera retiré.

Question 29

Quels sont les éléments à inclure dans le BPF ?

Accepted Answer

Informations sur les actions de formation : Types de formations dispensées, nombre de stagiaires formés, modalités pédagogiques (présentiel, à distance, hybride).

Question 30

Comment soumettre le BPF ?

Accepted Answer

La soumission du BPF se fait via une plateforme en ligne dédiée, accessible depuis le site du ministère du Travail ou des organismes de régulation de la formation professionnelle.

Question 31

Qu'est-ce que le RNCP et le RS ?

Accepted Answer

Le Répertoire national des certifications professionnelles est un recueil des certifications à finalité professionnelle (diplômes, titres, certains certificats de qualification professionnelle) reconnues par l’État et les partenaires sociaux, classées par secteur d’activité et/ou par niveau.

Question 32

Où consulter le RNCP ?

Accepted Answer

Vous pouvez consulter le RNCP sur l’espace officiel de la certification professionnelle géré par France Compétences. Vous y trouverez les fiches descriptives des certifications :

Question 33

Combien de temps dure une demande d’habilitation ?

Accepted Answer

Tout dépend si il s’agit d’une demande d’habilitation RNCP ou RS. Les délais peuvent varier d’1 semaine pour une demande RS, et 4/5 mois pour une demande d’habilitation RNCP.

Question 34

Puis-je être exonéré de TVA en tant que prestataire de formation ?

Accepted Answer

L'exonération de TVA pourra être appliquée uniquement aux prestataires de formations professionnelles, que ce soit des personnes physiques en autoentreprise ou des personnes morales sous un statut juridique (type SASU/EURL par exemple), dès que la prestation concerne une formation pour des salariés, des demandeurs d'emploi ou des travailleurs indépendants dans le cadre de leur activité professionnelle.

Question 35

Toutes les formations sont eligibles a l'exonération de TVA ?

Accepted Answer

Attention, certaines formations ne sont pas concernées par l'exonération de TVA. Les formations proposées à des particuliers dans le cadre de leurs activités de loisir. Les entreprises qui proposent des formations en interne par leurs propres moyens. Les cours donnés dans les écoles ne sont pas concernés par l'exonération de TVA, car ce ne sont pas des formations professionnelles.

Question 36

Quelles sont les conditions pour être exonérées de TVA ?

Accepted Answer

Vous devez disposer d’un numéro de NDA, s’assurer que le code APE attribué est bien celui relatif aux organismes de formation (8559A) et être à jour sur la déclaration de votre BPF. Une fois ces éléments validés, vous devez remplir la déclaration préalable permettant d’effectuer la demande d'exonération de TVA.

Question 37

Quels délais pour obtenir l’attestation d’exonération de TVA?

Accepted Answer

L’autorité compétente doit prendre la décision d’attribution de l’attestation sous un délai de trois mois. A défaut de réponse sous trois mois, l’attestation est réputée tacitement accordée. L’obtention de l’attestation permet d’exonérer les prestations de formation à compter du jour de la réception de la demande par le service ou l’autorité qui a accordé l’attestation.

Question 38

L’exonération de TVA sur les prestations de formation: avantage ou inconvénient ?

Accepted Answer

l’exonération de TVA sur les prestations de formation constitue un réel avantage pour les organismes de formation qui réalisent des prestations de formation principalement en B2C lorsque l’organisme ne s’est acquitté que de faibles montants de TVA en amont.

Question 39

C'est quoi EDOF ?

Accepted Answer

EDOF (Espace Dédié aux Organismes de Formations) est le nom de la plateforme gérée par la Caisse des Dépôts et Consignations.  Le portail EDOF est un outil dédié aux organismes de formations. Il permet de référencer les formations éligibles au CPF, de les promouvoir et de les gérer grâce à un tableau de bord tout-en-un. En tant qu'organisme de formation, si vous délivrez des formations sanctionnées par une certification vous devez impérativement utiliser cette plateforme.

Question 40

A qui s'adresse-t-il ?

Accepted Answer

Vous êtes concerné par l’Espace des Organismes de Formation si vous proposez des formations qualifiantes. Elles doivent donc délivrer des certifications enregistrées au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) ou au Répertoire Spécifique (RS). Il faut également fournir l’autorisation de délivrer des formations préparant à ces certifications.

Question 41

Comment y avoir accès ?

Accepted Answer

Une fois votre certificat Qualiopi et votre habilitation RNCP/RS obtenu, vous pouvez réaliser votre demande d'accès à l’espace EDOF. Pour ce faire, vous devez constituer votre dossier composé des différents documents/éléments que la CDC demande puis déposer le dossier auprès d’eux.

Question 42

Combien de temps dure la demande d’activation ?

Accepted Answer

Une fois le dossier complété et déposé, vous recevrez une réponse 2 mois plus tard.

Question 43

Quoi faire une fois l'accès de mon espace EDOF validé ?

Accepted Answer

Toutes les conditions sont remplies et vous souhaitez accéder à la plateforme ? Il est souvent conseillé de désigner la personne responsable de l’intégration des formations et de l’habilitation des différents utilisateurs. Celle-ci disposera du code d’activation reçu par courrier postal au moment de votre déclaration d’activité. Ce code est très important puisqu’il permet d’activer la « démarche EDOF » sur le site mesdemarches.emploi.gouv.fr, où votre bilan pédagogique et financier est déposé chaque année sur votre compte. Une fois le code saisi ainsi que le numéro de SIRET de votre entreprise, vous pourrez accéder à la plateforme soit directement sur le même site, soit sur le site EDOF.

Question 44

Qu'inclut votre service de gestion administrative des organismes de formation ?

Accepted Answer

Nous prenons en charge la constitution des dossiers apprenants du début à la fin de son parcours, la facturation avec les financeurs publics, et l'archivage des documents. Nous assurons également la conformité et la préparation pour les contrôles.

Question 45

Que se passe-t-il en cas de contrôle des autorités compétentes ?

Accepted Answer

Nous répondons aux demandes des autorités (comme la Caisse des Dépôts) et nous nous chargeons de la transmission des documents nécessaires pour garantir une réponse rapide et conforme.

Question 46

Comment assurez-vous la sécurité des données de mes apprenants ?

Accepted Answer

Nous sécurisons vos données avec des outils comme LastPass et Vault, et nous archivons toutes les informations dans des solutions sécurisées comme Google Drive.

Question 47

Est-ce que je peux suivre l’évolution des dossiers en temps réel ?

Accepted Answer

Oui, nous vous offrons un suivi transparent via Airtable et Notion pour que vous puissiez consulter l'état de chaque dossier à tout moment.

Question 48

Est-ce que ce service est adapté à un petit organisme de formation ?

Accepted Answer

Oui, notre service est flexible et s’adapte à la taille de votre organisme. Nous avons des solutions pour des structures petites, moyennes ou grandes.

Question 49

Que faire si j’ai des questions pendant la gestion administrative ?

Accepted Answer

Nous offrons un support continu pour répondre à toutes vos questions, que ce soit par téléphone, par visioconférence ou par email.

Question 50

Pourquoi devrais-je automatiser mes processus de gestion ?

Accepted Answer

L’automatisation réduit les erreurs et optimise les tâches répétitives, vous permettant de gagner du temps et de garantir la conformité tout en simplifiant votre gestion.

Question 51

Qu’est-ce qui est inclus dans l’audit de mes processus existants ?

Accepted Answer

Lors de l’audit, nous analysons vos processus actuels pour identifier les tâches manuelles répétitives, les points d'inefficacité et les zones de risque. Nous formulons ensuite des recommandations spécifiques pour optimiser ces processus et les rendre conformes aux exigences des financeurs.

Question 52

Combien de temps faut-il pour mettre en place une automatisation ?

Accepted Answer

Tout dépend du niveau d’automatisation ou de la complexité de la tâche. Cela peut prendre moins d’une semaine pour une action simple, et peut aller jusqu'à 6 semaines pour un processus complètement automatisé.

Question 53

Est-ce que l'automatisation est compliquée à gérer ?

Accepted Answer

Non, nous formons votre équipe pour une prise en main facile, et offrons un support continu pour toute question.

Question 54

Puis-je personnaliser les processus selon mes besoins ?

Accepted Answer

Oui, chaque solution est adaptée à vos besoins spécifiques pour une gestion optimisée.

Question 55

Proposez-vous un accompagnement après la mise en place ?

Accepted Answer

Oui, nous assurons une formation et un support continu par le biais d’un service de maintenance pour garantir un fonctionnement fluide.

Question 56

Quels sont les bénéfices directs de l’automatisation ?

Accepted Answer

Gain de temps, réduction des erreurs, meilleure organisation et conformité améliorée avec les financeurs.

Foire aux questions

Audit initial Qualiopi

Numéro de Déclaration d'Activité

Audit de surveillance Qualiopi

Audit de renouvellement Qualiopi

BPF

Activation EDOF

Habilitation RNCP/RS

Éxonération de TVA

Gestion Administrative

Automatisation de Processus